Virtuelle Assistenz (freiberuflich, remote) gesucht – mit Überblick, Tech-Verständnis & Hands-on-Mentalität

Ich bin Gründer eines kleinen, ambitionierten Tech-Startups. Wir sind der führende Anbieter von KI-Stimmen für deutsche Nachrichtenverlage – wenn du den SPIEGEL liest (und hörst), kennst du wahrscheinlich schon unsere Produkte. Wir entwickeln moderne, digitale Lösungen für den Medienmarkt und suchen eine strukturierte, zuverlässige virtuelle Assistenz, die uns im Tagesgeschäft unterstützt und mitdenkt.

Was dich erwartet:

Du arbeitest direkt mit mir als Gründer zusammen und übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben, die dafür sorgen, dass unser Alltag reibungslos funktioniert – von der Kundenkommunikation über die Terminplanung bis zur Budgetpflege.

Deine Aufgaben:

• Versand von Rechnungen sowie Nachverfolgung von Zahlungen
• Koordination und Teilnahme an Kundenterminen (remote)
• Erstellung von To-dos und nächsten Schritten aus Kundengesprächen
• Follow-ups nach Meetings, per E-Mail oder telefonisch
• Versand von Angeboten und Verträgen
• Bearbeitung eingehender Kundenmails (Anfragen, Support, Produktinfos)
• Weiterleitung und Nachverfolgung interner sowie externer Anliegen
• Monatliche Pflege unserer Budget- und Finanzübersicht, inkl. Abstimmung mit dem Steuerberater
• Wöchentliche Planungssessions mit mir zur Organisation der Arbeitswoche

Was du mitbringen solltest:

• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten – schriftlich wie mündlich
• Solides Verständnis für digitale Tools & technische Zusammenhänge
• Erfahrung im Umgang mit Tools wie Google Workspace (Mail, Drive, Kalender), Excel/Sheets, Notion o. Ä.
• Fähigkeit, aus Meetings klare Aufgaben und nächste Schritte zu formulieren
• Verlässliche Erreichbarkeit an Werktagen (über den Tag verteilt)
• Idealerweise erste Erfahrung mit Buchhaltung, Budgetplanung oder Startups

Rahmenbedingungen:

• Ca. 15–20 Stunden pro Woche – flexibel gestaltbar
• Du arbeitest auf freiberuflicher Basis und rechnest monatlich ab
• Die Qualität unserer Zusammenarbeit steht im Vordergrund
• Langfristige Zusammenarbeit gewünscht – mit Wachstumsperspektive

Was wir dir bieten:

• Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit dem Gründer
• Ein modernes Tech-Startup mit Produkten, die man kennt und hört
• Einblick in die Medienwelt und KI-gestützte Technologien
• Klare Kommunikation, offene Feedbackkultur & echtes Vertrauen
• Flexible Arbeitszeiten, ortsunabhängiges Arbeiten
• Raum für Eigeninitiative und Prozessverbesserung

Interesse?

Dann schreib mir gern eine kurze Nachricht mit ein paar Infos zu dir: Wer bist du, was bringst du mit, wie arbeitest du – und wie stellst du dir eine gute Zusammenarbeit vor?

Ich freue mich auf deine Nachricht!
Viele Grüße,

Dr. Andrey Esaulov