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WISSEN & PRAXIS
50 Aufgaben für virtuelle Assistenten
Vom vollen Postfach bis zum nächsten Webinar: Virtuelle Assistenzen können deutlich mehr als klassische Sekretariatsarbeit übernehmen. Entdecken Sie 50 konkrete Aufgaben für Ihren Arbeitsalltag.
Redaktionell überarbeitet · Oktober 2026
Organisation & Backoffice
Mehr Ordnung. Weniger Routine.
10 Aufgaben
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E-Mail-Postfach organisieren
Nachrichten vorsortieren, Antwortentwürfe erstellen und offene Anliegen zur Entscheidung vorlegen.
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Termine koordinieren
Kalender abstimmen, Buchungslinks pflegen und Vorbereitungsunterlagen rechtzeitig bereitstellen.
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Digitale Ablage aufräumen
Dokumente nach klaren Regeln benennen, ablegen und veraltete Versionen aussortieren.
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Belege vorbereiten
Belege sammeln, zuordnen und vollständig an die Buchhaltung übergeben.
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Rechnungen vorbereiten
Rechnungsentwürfe anhand freigegebener Leistungsdaten erstellen und Zahlungseingänge nachhalten.
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Reisen organisieren
Verbindungen und Unterkünfte vergleichen und nach Ihrer Freigabe buchen.
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Reisekosten zusammenstellen
Reisebelege digital erfassen und zur weiteren Abrechnung aufbereiten.
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Lieferanten koordinieren
Angebote einholen, Liefertermine nachhalten und Rückfragen bündeln.
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Abonnements im Blick behalten
Softwarelizenzen, Laufzeiten und Kündigungstermine erfassen; ungenutzte Abos zur Prüfung markieren.
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Urlaubsvertretung übernehmen
Postfach, Kalender und definierte Routineaufgaben nach einem abgestimmten Übergabeplan betreuen.
Content & Marketing
Regelmäßig sichtbar bleiben.
10 Aufgaben
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Redaktionspläne pflegen
Themen, Kanäle, Zuständigkeiten und Veröffentlichungstermine in einem gemeinsamen Plan bündeln.
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Social-Media-Beiträge vorbereiten
Texte und passende Grafiken für Ihre Kanäle erstellen und nach Freigabe einplanen.
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Kurzvideos aufbereiten
Aus vorhandenem Videomaterial kurze Clips schneiden, Untertitel ergänzen und Formate anpassen.
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Inhalte mehrfach nutzen
Aus einem Webinar einen Blogentwurf, mehrere Social Posts und einen Newsletter-Abschnitt entwickeln.
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Newsletter umsetzen
Freigegebene Inhalte gestalten, Links testen und den Versand für die vereinbarte Empfängergruppe vorbereiten.
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Blogartikel recherchieren
Quellen zusammentragen, Gliederungen entwickeln und Entwürfe für Ihre redaktionelle Prüfung schreiben.
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Bestehende Inhalte aktualisieren
Veraltete Beispiele, Links und Angaben finden und nachvollziehbare Änderungsvorschläge erstellen.
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SEO-Grundlagen pflegen
Seitentitel, Beschreibungen, interne Links und Bildtexte anhand eines abgestimmten Briefings überarbeiten.
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Präsentationen & Vorlagen gestalten
Folien, Angebotsvorlagen und Social-Media-Grafiken im bestehenden Markendesign aufbereiten.
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Kooperationen koordinieren
Passende Creator, Newsletter oder Fachmedien recherchieren und vereinbarte Kooperationen organisatorisch begleiten.
Kundenservice & Vertrieb
Beziehungen verlässlich betreuen.
10 Aufgaben
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Supportanfragen vorsortieren
Anfragen im Ticketsystem nach Thema und Dringlichkeit zuordnen und an die zuständige Person weitergeben.
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Kundenfragen beantworten
Wiederkehrende Fragen mit freigegebenen Antwortbausteinen beantworten und Sonderfälle eskalieren.
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Community moderieren
Kommentare und Direktnachrichten betreuen und nach abgestimmten Regeln auf Fragen reagieren.
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CRM-Daten pflegen
Kontakte, Gesprächsnotizen und nächste Schritte aktualisieren; Dubletten zur Bereinigung markieren.
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Anfragen nachverfolgen
Offene Angebote und zugesagte Rückmeldungen im Blick behalten und vereinbarte Erinnerungen versenden.
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Vertriebsgespräche vorbereiten
Öffentliche Unternehmensinformationen, bisherige Kontakte und offene Fragen übersichtlich zusammenstellen.
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Angebotsunterlagen zusammenstellen
Freigegebene Preise, Leistungen und Referenzen zu einem vollständigen Angebotsentwurf bündeln.
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Neue Kunden begleiten
Willkommensinformationen versenden, Zugänge koordinieren und nächste Schritte beim Start erklären.
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Beschwerden koordinieren
Anliegen dokumentieren, intern klären lassen und Kunden über den Bearbeitungsstand informieren.
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Kundenfeedback auswerten
Umfrageantworten und Gesprächsnotizen strukturieren und wiederkehrende Wünsche zusammenfassen.
Projekte & Zusammenarbeit
Ein Team, das den Überblick behält.
10 Aufgaben
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Projektboards aktuell halten
Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten pflegen und fehlende Rückmeldungen rechtzeitig ansprechen.
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Meetings vorbereiten
Agenda, Unterlagen und Entscheidungsfragen sammeln und vor dem Termin verteilen.
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Ergebnisse dokumentieren
Beschlüsse und nächste Schritte festhalten; Aufzeichnungen nur nach vorheriger Abstimmung verwenden.
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Arbeitsabläufe beschreiben
Wiederkehrende Tätigkeiten als verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen dokumentieren.
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Eine Wissensdatenbank pflegen
Anleitungen und häufige Fragen zentral bündeln, Verantwortliche benennen und Prüftermine festhalten.
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Neue Teammitglieder einarbeiten
Onboarding-Checklisten betreuen, Einführungstermine organisieren und Unterlagen bereitstellen.
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Bewerbungsprozesse organisieren
Bewerbungen nach vereinbarten Kriterien ordnen und Gespräche mit dem zuständigen Team koordinieren.
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Webinare organisieren
Anmeldung, Erinnerungen, Präsentationsunterlagen und Nachbereitung eines Online-Termins koordinieren.
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Teamveranstaltungen planen
Locations oder digitale Formate vergleichen und Zusagen sowie organisatorische Details bündeln.
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Projektbudgets nachhalten
Ist-Kosten und vereinbarte Budgets gegenüberstellen und Abweichungen zur Entscheidung vorlegen.
Recherche & digitale Prozesse
Informationen in gute Abläufe verwandeln.
10 Aufgaben
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Markt & Wettbewerb beobachten
Öffentliche Informationen zu Angeboten und Branchenthemen sammeln und mit Quellen zusammenfassen.
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Anbieter vergleichen
Leistungen, Preise und Vertragsbedingungen anhand Ihrer Kriterien in einer Vergleichsliste aufbereiten.
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Kennzahlen aufbereiten
Freigegebene Website-, Newsletter- oder Vertriebsdaten in einem verständlichen Bericht zusammenführen.
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Online-Shop-Inhalte pflegen
Produkttexte, Bilder und Artikeldaten nach Vorgaben aktualisieren und die Darstellung kontrollieren.
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Website-Inhalte einpflegen
Freigegebene Texte und Bilder im CMS veröffentlichen und Links sowie mobile Darstellung prüfen.
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Formulare & Buchungsabläufe testen
Anfragewege nach einer Checkliste prüfen und Fehler mit reproduzierbaren Schritten dokumentieren.
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Einfache Automationen betreuen
Wiederkehrende Abläufe verbinden, Testfälle prüfen und Freigabeschritte vor externen Aktionen einbauen.
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KI-Entwürfe redaktionell prüfen
Entwürfe auf Fakten, Quellen, Tonalität und Vollständigkeit prüfen und für Ihre Freigabe überarbeiten.
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Datenqualität kontrollieren
Tabellen vereinheitlichen, fehlende Angaben markieren und Importe nach definierten Regeln vorbereiten.
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Zugriffsübersichten aktuell halten
Dokumentieren, wer welche freigegebenen Zugänge benötigt, und Änderungen mit den Verantwortlichen abstimmen.
GUT ZU WISSEN
Die Aufgabe muss zur Assistenz passen.
Die Beispiele sind keine Leistungszusage: Erfahrung, Spezialisierung und verfügbare Kapazität unterscheiden sich. Stimmen Sie Zugänge, Vertraulichkeit und Freigaben vorab ab. Buchhaltungs-, Steuer-, Rechts- und IT-Sicherheitsfragen gehören je nach Aufgabe in qualifizierte Fachhände.
Auch beim Einsatz von KI bleibt die fachliche Prüfung entscheidend. Legen Sie gemeinsam fest, welche Werkzeuge und Daten verwendet werden dürfen und welche Ergebnisse Sie persönlich freigeben.
VOM VORHABEN ZUR ENTLASTUNG
Welche Aufgabe geben Sie zuerst ab?
Finden Sie eine Assistenz mit den passenden Schwerpunkten.
Zur Aktualisierung der Beispiele
Ersetzt wurden unter anderem Telefonverzeichnisse, Werbemittelbestellungen und Geschenke einpacken. Die Liste berücksichtigt jetzt digitale Zusammenarbeit, Kurzvideos, Wissenspflege und kontrollierte Automationen. Die Auswahl ist eine redaktionelle Einordnung, keine Rangliste der Nachfrage.
Beispiele für heutige Arbeitsabläufe: Wikis und Verantwortlichkeiten bei Notion, Videobearbeitung bei Canva und menschliche Freigaben in Zapier. Geprüft im Oktober 2026.