Vielen Menschen, die sich – beispielsweise im Home Office – darüber beklagen, dass ihnen die Arbeit über den Kopf zu wachsen droht, erhalten den Rat, sich auf die Suche nach einem virtuellen Assistenten zu begeben.

Virtuelle Assistenten können mit den unterschiedlichsten Aufgaben betraut werden und so ihre Auftraggeber entlasten. Doch welche Unterstützungsmöglichkeiten sind hier eigentlich denkbar? Wie kann ein VA dafür sorgen, dass die Tagesabläufe ihrer Arbeitgeber ein wenig stressfreier werden?

Grundsätzlich gilt, dass die möglichen Einsatzbereiche eines Virtuellen Assistenten sehr vielseitig sind. Oder anders: hierbei handelt es sich um eine besonders flexible Möglichkeit, sich selbst ein wenig zu entlasten.

Umso wichtiger ist es, vor der jeweiligen Vertragsunterzeichnung genau festzulegen, wie der Arbeitsalltag der VAs im Detail gestaltet sein soll.

Unterstützung mit Hinblick auf eine merkliche Zeitersparnis

Viele Arbeitgeber nutzen die Vorteile eines virtuellen Assistenten, um Zeit zu sparen und sich so auf andere Aufgaben konzentrieren zu können.

Wer beispielsweise keine Lust darauf hat, sich mit:

•    buchhalterischen Aufgaben
•    Administration
•    der Beantwortung von Kundenmails
•    der Terminierung von Meetings

auseinanderzusetzen, kann hiermit einen VA beauftragen. Dieser sollte natürlich über die entsprechenden Vorkenntnisse und die Motivation verfügen, hier unterstützen zu können. Schon nach einer kurzen Einarbeitung zeigen sich oft merkliche Erfolge.

Viele Auftraggeber haben dann beispielsweise die Chance, sich etwas früher in den Feierabend zu verabschieden oder ihre jeweiligen Geschäftsbereiche sogar zu erweitern.

Auch der Blick auf die Kosten überzeugt meist. Durch die gewonnene Zeit können häufig mehr Aufträge angenommen werden. Gleichzeitig braucht der virtuelle Assistent kein eigenes Büro im Unternehmen, da er „virtuell“ – beispielsweise aus dem eigenen Homeoffice – arbeitet. Auf unseren Seiten finden sich zahlreiche Infos zu weiteren Vorteilen, die mit der Beauftragung eines virtuellen Assistenten verbinden lassen.

Virtuelle Assistenten und ihre Aufgaben – das sind die Klassiker

Auch wenn virtuelle Assistenten – wie bereits erwähnt – mit den unterschiedlichsten Aufgaben betraut werden können, sind es oft die Klassiker, die sich besonders oft in den jeweiligen Arbeitsverträgen finden lassen.

Vor allem der Bereich der Administration ist hier häufig vertreten. Kein Wunder! Immerhin handelt es sich hierbei um ein Spektrum, für das es in der Regel keine spezifische Einarbeitung braucht und das weitestgehend unabhängig von Branchen agieren kann.

Beispiele? Wer über buchhalterische Kenntnisse verfügt, kann diese in der Regel ebenso schnell in der Praxis anwenden, wie jemand, der bereits über mehrere Jahre hinweg als Sekretärin gearbeitet hat und nun mit der Koordination und der Vergabe von Terminen betraut wird.

Je nach Unternehmen und Arbeitsbereich kann es jedoch auch sein, dass besonders abwechslungsreiche Aufgaben auf den VA warten. In diesen Fällen sollte damit geplant werden, dass die Suche nach dem „perfekten“ virtuellen Assistenten vielleicht ein wenig mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.

Video: Virtueller Assistent | Ab wann du dir Hilfe leisten kannst (Sandra Holze)

Branchenspezifische Aufgaben für den virtuellen Assistenten

Gerade dann, wenn sich die Aufgaben, mit denen der Virtuelle Assistent betraut werden soll, nicht auf Büroklassiker, wie zum Beispiel Buchhaltung oder die Vergabe von Terminen, konzentrieren, ist es wichtig, Wert auf eine akribische Einarbeitung zu legen.

Vielleicht geht es darum, Newsletter zu entwerfen und eine bestimmte Zielgruppe gezielt anzusprechen? Vielleicht soll auch ein neuer Social Media Kanal ins Leben gerufen werden?

In all diesen (und noch viel mehr) Bereichen besteht natürlich ebenfalls die Möglichkeit, auf die Kompetenzen eines VA zu setzen.

Vor allem im Marketingbereich ist die Suche nach virtuellen Assistenten mittlerweile weit verbreitet. Aufgrund der vielseitigen Möglichkeiten, die sich hier über die unterschiedlichen Kanäle bieten, kann es hilfreich sein, im Vorfeld – gemeinsam mit dem VA – ein regelmäßiges Konzept zu entwickeln.

Auf unserer Seite finden Sie viele Infos darüber, worauf bei der Beauftragung eines virtuellen Assistenten genau zu achten ist.

Optimale Unterstützung dank Transparenz und Kommunikation

Grundsätzlich gilt, dass die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten nur dann funktionieren kann, wenn beide – sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer – auf ein hohes Maß an Transparenz und Kommunikation setzen.

Ergeben sich hier Mängel fällt es oft schwer, wirklich alle Vorteile mit Hinblick auf eine Unterstützung durch den VA auszunutzen.

Daher sollten im Rahmen einer Beauftragung die folgenden Punkte beachtet werden:

1. Vor einer effizienten Zusammenarbeit steht eine akribische Einarbeitung.
2. Der virtuelle Assistent sollte dazu in der Lage sein, die eigenen Kompetenzen einzuschätzen und sich nicht davor scheuen, Rückfragen zu stellen.
3. Gerade in der Anfangsphase der Zusammenarbeit ist es wichtig, gut erreichbar zu sein.

Die Antwort auf die Frage „Wie kann mich mein virtueller Assistent unterstützen?“ ist daher von mehreren Faktoren, vor allem jedoch von der Art der Einarbeitung und dem Zusammenspiel zwischen Auftraggeber und -nehmer, abhängig.

Aufgaben und Kompetenzen müssen ideal aufeinander abgestimmt sein. Nur so kann dafür gesorgt werden, dass der virtuelle Assistent den Erwartungen seines Auftraggebers auch tatsächlich gerecht werden kann.

Die Überlegung „Wie kann mich mein virtueller Assistent unterstützen?“ sollte daher auch immer ein wenig mit der Frage „Wie kann ICH meinen VA unterstützen?“ verknüpft werden. Im Laufe der Zeit zeigt sich meist schnell, dass Kompetenz- und Verantwortungsbereiche nach und nach erweitert werden können. Das Vertrauen (auf beiden Seiten) wächst und die Vorteile der Entlastung können so optimal ausgeschöpft werden.