Wer sich auf der Suche nach einem Virtuellen Assistenten befindet, wird in der Regel mit vielen Fragen konfrontiert. Damit alle Vorteile, die sich aus einem solchen Arrangement ergeben, auch tatsächlich genutzt werden können, ist es wichtig, einige Faktoren zu berücksichtigen.

Die gute Nachricht: die Suche nach einem passenden Virtuellen Assistenten muss nicht schwer sein! Wer hier mit Bedacht vorgeht, findet schnell eine Möglichkeit, sich seinen eigenen Alltag ein wenig zu erleichtern.

Eine grundlegende Frage: welche Arbeiten sollen abgegeben werden?

Im ersten Schritt ist es wichtig, sich zu überlegen, welche Aufgabenbereiche (oder Projekte) vom VA übernommen werden sollen.

Weitere Fragen, die sicherlich auch die Bewerber interessieren dürften, sind:

•    Handelt es sich um einen zeitlich befristeten Auftrag?
•    Wie soll die Kommunikation gewährleistet werden?

•    Wie hoch ist das Budget?

•    Welche Erwartungen hat der Auftraggeber an seinen Virtuellen Assistenten?
•    Über welche Kompetenzen soll der Virtuelle Assistent verfügen?
•    Wie wichtig sind einschlägige Referenzen?

Grundsätzlich gilt: je mehr Klarheit über die grundlegenden Details der Zusammenarbeit herrscht, umso besser!

Um hier eine aussagekräftige Übersicht zu erhalten, kann es sinnvoll sein, sich über einen Monat hinweg selbst zu beobachten und sich zu fragen, ob und inwieweit die jeweilen Aufgaben nicht auch von einem Assistenten übernommen werden könnten.

Auf was der Fokus im individuellen Fall gelegt wird, ist natürlich dem jeweiligen Auftraggeber überlassen. Vielleicht soll aus Zeitgründen outgesourced werden? Vielleicht geht es darum, sich von unliebsamen Aufgaben zu trennen? Eventuell braucht es in bestimmen Bereichen auch einfach den Input eines unbeteiligten Dritten? Im ersten Moment mag es schwerfallen, verschiedene Teilbereiche abzugeben. Nach und nach zeigt sich jedoch, dass so auch Lebens- und Arbeitsqualität gesteigert werden können.

Fest steht: bevor eine entsprechende Anzeige aufgegeben wird, ist es unerlässlich, hier für Klarheit zu sorgen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Punkte vergessen werden und der VA im Nachhinein nicht den eigenen, hohen Erwartungen entspricht.

Video: Virtuelle Assistenten finden und das Geschäft outsourcen? Die 4 Stunden Woche (Tim Ferriss) im Test

Die Suche nach dem „perfekten“ Virtuellen Assistenten

Um den „perfekten“ Virtuellen Assistenten zu finden, ist es natürlich wichtig, sich über die individuellen Erwartungen klar zu werden. Wird beispielsweise ein bestimmter Bildungsabschluss vorausgesetzt? Wie flexibel soll der VA mit Hinblick auf Kontaktaufnahmen nach der klassischen Feierabendzeit sein? Gibt es bestimmte Programme, die beherrscht werden müssen? Wie viele Stunden in der Woche soll der VA zur Verfügung stehen?

Das Schreiben der Stellenbeschreibung sollte durchaus als eine Art „Wunschkonzert“ betrachtet werden. Es gilt, die absolute Ideallösung zu beschreiben.

Ebenso ist es natürlich auch wichtig, etwas über sich selbst preiszugeben. Immerhin möchten die verschiedenen Bewerber auch wissen, mit wem sie es zu tun haben werden. Je sympathischer und aussagekräftiger die Ausschreibung ist, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich viele Bewerber melden.  

Wo sollte die Stellenausschreibung veröffentlicht werden?

Wie auch mit Hinblick auf klassische Stellenausschreiben gilt auch mit Hinblick auf den VA, dass es Sinn macht, vor allem im Internet und in den sozialen Netzwerken zu inserieren. Hier kann teilweise ganz bequem nach einschlägigen Angeboten gefiltert werden.

Oft ist es jedoch auch erfolgsversprechend, sich im näheren Umfeld umzuhören.

Die engere Bewerberauswahl und erste Vorstellungsgespräche

Haben sich mehrere Bewerber auf die ausgeschriebene Stelle gemeldet, ist es nun an der Zeit, Vorstellungsgespräche zu führen. Wie bei der Stellenausschreibung sollte auch hier der Fokus auf Transparenz und Offenheit liegen. Es bringt niemandem etwas, zu viel zu versprechen oder wichtige Erwartungen zu verschweigen.

Selbstverständlich ist es – gerade im Bereich der virtuellen Assistenz – auch wichtig, die persönliche Note und einen entsprechenden Sympathiefaktor nicht zu vernachlässigen.

Besonders interessante Punkte eines Vorstellungsgesprächs könnten daher:

•    eventuelle Referenzen
•    Gehaltsvorstellungen
•    die Beschreibung der individuellen Erwartungen

sein. Wer sich auf der Suche nach einem virtuellen Assistenten befindet, jedoch im Laufe des Gesprächs feststellt, dass der Bewerber nicht auf die Stelle zu passen scheint, sollte natürlich ebenfalls ehrlich sein. Kompromisslösungen sind hier fehl am Platz. Je besser Arbeitgeber und VA zusammenpassen, umso reibungsloser verläuft in der Regel auch die Einarbeitungsphase.

Möglicherweise ist es auch sinnvoll, nicht nur einen Virtuellen Assistenten einzustellen. Je nach Anzahl der Projekte und Auslastung können natürlich auch zwei VA beauftragt werden.

Ganz wichtig: Geduld

Geduld spielt bei der Suche nach einem Virtuellen Assistenten eine wichtige Rolle. Hierbei handelt es sich um ein modernes, vergleichsweise neues Berufsbild, das sich sicherlich auch in Zukunft noch weiter entwickeln wird.

Viele Arbeitgeber zeigen sich immer wieder überrascht davon, wie viele Bewerber sich auf eine Stellenausschreibung melden. Die VA in spe verfügen über unterschiedliche Backgrounds. Manche können auf eine klassische Büroausbildung zurückblicken, bei anderen handelt es sich um Quereinsteiger.

Besonders wichtig und grundlegend für ein optimales Verhältnis zwischen VA und Auftraggeber ist es, dass beide zusammenpassen. Zudem gilt es, die Geduld nicht zu verlieren. Auch auf einen eher holprigen Start kann noch ein „perfektes Arbeitsverhältnis“ folgen. Je länger beide Parteien miteinander interagieren, umso mehr entwickeln sich in der Regel positive Routinen. Wenn sich beide aufeinander eingespielt haben, steht einer produktiven Zusammenarbeit meist nichts mehr im Wege.