Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten kann unglaublich produktiv sein. Um jedoch umfassend profitieren zu können, ist es wichtig einige „Grundregeln“ zu beachten. Immerhin ist es – auch gerade auf der Ebene einer virtuellen Zusammenarbeit – besonders wichtig, sich abzustimmen, um optimal miteinander arbeiten zu können?
Doch was bedeutet dies eigentlich für den Alltag? Wie können sich sowohl Arbeitsgeber als auch VA gegenseitig unterstützen und so für professionelle Ergebnisse sorgen?
Auf unserer Seite finden Sie viele wichtige Infos zu diesem spannenden Thema. Gleichzeitig haben wir Ihnen hier alle wichtigen Punkte, die es mit Hinblick auf die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten zu beachten gilt, aufgeführt.
Hierbei gilt es jedoch ebenfalls, zu beachten, dass der persönliche Sympathiefaktor natürlich auch immer eine besonders wichtige Rolle spielt. Auch wenn im Zuge einer virtuellen Zusammenarbeit kein direkter Kontakt stattfindet, ist es natürlich unerlässlich, dass beide, VA und Arbeitgeber, einander schätzen und professionell miteinander arbeiten.
Besonders wichtig: klare Grundlagen
Schon im Rahmen des Vorstellungsgesprächs sollte geklärt werden, welche Aufgaben auf den virtuellen Assistenten warten. Mit einem hohen Maß an Transparenz kann so Überraschungen auf beiden Seiten vorgebeugt werden. Selbstverständlich kann sich der Aufgabenbereich im Laufe der Zeit auch ändern. Hier braucht es gezielte Abstimmungen und – falls nötig – Kompromisse, um weiterhin die Basis für effektives Arbeiten schaffen zu können.
Nicht nur zum Start eines Arbeitsverhältnisses sollte Wert auf einen entsprechenden Austausch gelegt werden. Auf Basis einer verlässlichen Kommunikation lassen sich oft schnell Lösungen finden.
Regelmäßige Feedbackgespräche
Klassische Arbeitsverhältnisse zeichnen sich unter anderem durch regelmäßige Feedbackgespräche aus. Wieso sollte im Zusammenhang mit Virtuellen Assistenten anders verfahren werden? Gerade deswegen, weil der Kontakt hier oft deutlich begrenzt ist, ist es umso wichtiger, sich immer wieder Termine im Kalender freizuhalten, bei denen gemeinsam:
• gebrainstormed
• die bisherigen Arbeitsergebnisse bewertet
• Verbesserungsvorschläge diskutiert
wird/ werden. In Zeiten von Videotelefonie und Co. müssen hier keine langen Wege mehr in Kauf genommen werden. Es reicht aus, sich kurz online zu verabreden, um alle wichtigen Punkte besprechen zu können.
Aufgaben verteilen und erledigen
Hierbei handelt es sich um einen Punkt, der von Arbeitgebern und VAs weitestgehend individuell ausgelegt werden kann.
Um dafür zu sorgen, dass der Erledigung der anstehenden Aufgaben nichts mehr im Wege steht, können beispielsweise tägliche oder wöchentliche Feedbacks vereinbart werden. Viele Arbeitgeber bevorzugen es, sich morgens kurz mit ihrem Virtuellen Assistenten kurzuschließen und (zumindest grob) den Tag zu planen.
Somit weiß jeder, welche Aufgaben bis wann erledigt werden müssen. Die regelmäßigen Gespräche dienen natürlich auch dem Austausch und helfen dabei, den persönlichen Kontakt nicht komplett zu verlieren. Eine tolle Möglichkeit, Smalltalk und Business miteinander zu verbinden!
Raum für Rückfragen lassen und erreichbar bleiben
Gerade zum Beginn eines Arbeitsverhältnisses kann es sein, dass der VA noch Rückfragen hat. Diese fallen den Betroffenen nicht immer direkt ein, sondern entstehen erfahrungsgemäß oft im Laufe des Tages.
So ist es sinnvoll, unbedingt eine „Einarbeitungszeit“ von mehreren Wochen einzuplanen. In dieser Zeit kann es helfen, zumindest telefonisch oder per Mail gut erreichbar zu sein. Auf diese Art lassen sich oft unnötige Verzögerungen vermeiden. Virtuelle Assistenten sollten sich hier nicht alleingelassen fühlen. Ansonsten kommt es schnell zu Frustration und Fehlern, die sich eigentlich vermeiden ließen.
Im Laufe der Zeit entwickelt sich oft eine positive Routine, da beide Parteien sich selbstverständlich immer besser kennenlernen und wissen, was der Andere jeweils erwartet.
Rechte und Pflichten unbedingt abklären!
Ein Virtueller Assistent genießt in der Regel ein großes Vertrauen. Damit jedoch keine Missverständnisse auftreten, ist es unerlässlich, Rechte und Pflichten immer wieder neu abzuklären. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Aufgabenbereiche falsch interpretiert werden und ein ehemals gutes Verhältnis zwischen Arbeitgeber und VA leidet.
Video: Virtuelle Assistentez – Mit Kristina Venus und Laura Roeseberg
4 Tipps für die Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten – das sollten Sie beachten
Auf unserer Seite finden Sie viele Infos rund um die Zusammenarbeit mit einem VA. Zusätzlich können die folgenden Tipps dabei helfen, noch effektiver zu werden.
1.) Suchen Sie sich einen VA, der ideal zu Ihnen passt – sowohl auf persönlicher als auch auf Kompetenzebene.
2.) Legen Sie exakt fest, mit welchen Aufgaben Sie Ihren Virtuellen Assistenten betrauen möchten.
3.) Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung und bleiben Sie so Ansprechpartner, falls Unklarheiten auftreten.
4.) Setzen Sie nichts voraus – erklären Sie ausreichend. Hierbei gilt es immer, im Hinterkopf zu behalten, dass Sie Ihr Unternehmen in der Regel in- und auswendig kennen. Ihr VA muss sich hier erst „eingrooven“. Daher: erklären Sie lieber zu viel als zu wenig.
Trotz der Einhaltung aller Tipps kann es natürlich sein, dass sich nach einiger Zeit der Zusammenarbeit zeigt, dass Virtueller Assistent und Arbeitgeber nicht zusammenpassen. In diesem Fall ist es natürlich auch wichtig, ehrlich zu bleiben und sich – falls keine andere Wahl bleibt – sich im Guten zu trennen. Eine weitestgehend spontane Kündigung muss jedoch keineswegs an den Qualitäten des VA (oder des Arbeitgebers) zweifeln lassen! Vielmehr zeigt sich manchmal einfach, dass beide in dieser Konstellation nicht zusammenpassen.
