Viele Menschen, die sich für eine mögliche Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten interessieren, fragen sich, wie dieser ihren Alltag erleichtern könnte. Um genau das auf besonders praktische Weise in Erfahrung zu bringen, ist es selbstverständlich wichtig, der Zusammenarbeit eine Chance zu geben.

Oder anders: was nützt es, sich lediglich auf theoretischer Basis mit den Vorteilen eines VA auseinanderzusetzen, wenn auf der anderen Seite die Möglichkeit besteht, sich ein noch tiefergehendes Bild zu verschaffen?

Doch inwiefern ist es eigentlich möglich, die Services eines virtuellen Assistenten auszuprobieren, ohne sich langfristig zu binden? Wie so oft ist ein entsprechender Testlauf in besonderem Maße von einer transparenten Kommunikation abhängig. Viele virtuelle Assistenten sind hier vergleichsweise offen, wenn es darum geht, eine gemeinsame Basis zu schaffen. Es gilt jedoch auch, einige Punkte zu beachten.

Ausprobieren? Ja! – Kostenlos? Nein!

Zugegeben: wer noch nie mit einem virtuellen Assistenten zusammengearbeitet hat, möchte sich sicherlich nicht über einen Zeitraum von mehreren Monaten an ihn binden. Es ist durchaus verständlich, dass der Wunsch besteht, eine solche Zusammenarbeit weitestgehend unverbindlich zu testen.

„Testen“ bedeutet in diesem Fall jedoch in der Regel nicht, dass es möglich wäre, die Services kostenlos in Anspruch zu nehmen.

Wer diesen Anspruch hat, sollte immer bedenken, dass viele VAs hauptberuflich von ihrer Tätigkeit leben. Sie können es sich entsprechend oft nicht erlauben, viel Zeit in kostenloses Probearbeiten zu investieren.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass sich ein Auftraggeber immer langfristig an seinen virtuellen Assistenten binden müsste. Vielmehr bieten VAs hier oft ganz individuelle Modelle an, die dabei helfen können, die mögliche Entlastung des Auftraggebers besser einschätzen zu können.

Kommunikation als Basis für lang- und kurzfristige Geschäftsbeziehungen

Wer gerne erfahren möchte, was es bedeutet, mit einem virtuellen Assistenten zusammenzuarbeiten und sich dementsprechend noch nicht langfristig binden möchte, sollte dies von Anfang an mitteilen. So kann oft die Chance genutzt werden:

•    Verträge mit einer kurzen Laufzeit, zum Beispiel einem Monat, anzuschließen
•    lediglich Arbeiten im Zusammenhang mit einem Probeprojekt zu vereinbaren
•    einmalig und weitestgehend spontan auf die Dienstleistungen des VA zu setzen.

Zum Bereich der Kommunikation gehört es dann jedoch auch, sich im Vorfeld über Preise und Bedingungen zu verständigen. Je nach individueller Preisgestaltung und abhängig von den Konditionen des virtuellen Assistenten kann es sein, dass sich kurzfristige Einzelprojekte im Vergleich mit einer längeren Zusammenarbeit als etwas teurer erweisen. Dies gilt es selbstverständlich bei der Budgetplanung zu berücksichtigen.

Wie lange sollten die Services eines virtuellen Assistenten ausprobiert werden?

Grundsätzlich gibt es keine feste Regel dafür, wie lange die Dienstleistungen eines virtuellen Assistenten getestet werden sollten. Eine entsprechende „Probezeit“ ist vielmehr von der Art der Arbeiten und der Komplexität des Projekts abhängig.

Muss sich der VA beispielsweise genau in die Marketingstruktur eines Unternehmens einarbeiten, wäre es wenig sinnvoll, hierfür ebenso viel Probezeit zu veranschlagen wie für das Beantworten von Mails und Telefonaten. Oder anders: dem VA sollte ausreichend Zeit eingeräumt werden, um sich einen Überblick verschaffen zu können. Wer hier mit zu kleinen Zeitfenstern arbeitet, erhält möglicherweise ein falsches Bild darüber, inwieweit ein VA tatsächlich entlastend wirken kann.

Unterschiedliche Preismodelle miteinander vergleichen

Da jeder virtuelle Assistent seine Preise und Konditionen selbst festlegt, ist es immer sinnvoll, diese miteinander zu vergleichen.

In vielen Fällen zeigt sich schnell, dass sich die VAs nicht nur mit Hinblick auf:

•    ihre Kompetenzen
•    die möglichen Einsatzbereiche
•    ihre Verfügbarkeit,

sondern zusätzlich in Bezug auf Angebote im Rahmen der Einarbeitung unterscheiden. Während manche virtuelle Assistenten beispielsweise hier denselben Stundensatz festlegen, bieten andere während der ersten Wochen eine Reduzierung an.

Möglicherweise lohnt es sich jedoch auch, noch einmal das direkte Gespräch zu suchen. Passen ansonsten alle anderen Rahmenbedingungen, wäre es sicherlich schade, nur aufgrund der Einarbeitungsbedingungen einen Vertrag nicht zustande kommen zu lassen. Möglicherweise findet sich auch ein Kompromiss?

Wichtig: im Zweifel vertraglich absichern!

Viele Auftraggeber in spe, die sich gerade auf der Suche nach einem virtuellen Assistenten befinden und gegebenenfalls einen Testlauf in Anspruch nehmen wollen, vergessen oft, dass auch im Rahmen einer solchen „Probearbeit“ meist schon mit sensiblen Daten gehandelt wird.

Daher ist es besonders wichtig, bereits ab dem ersten Tag für ein hohes Maß an Sicherheit zu sorgen. Eine Verschwiegenheitserklärung kann dabei helfen, beide Seiten abzusichern. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Informationen rund um die eigenen Arbeitsabläufe nach draußen gelangen – und im schlimmsten Fall von der Konkurrenz verwertet werden können.

Welche Vorteile bietet das Ausprobieren der Services eines VA?

Auch wenn sich viele Auftraggeber dazu entschließen, bei einem guten Bauchgefühl mit ihrem virtuellen Assistenten direkt ins kalte Wasser zu springen, bietet das Ausprobieren der Services selbstverständlich Vorteile. Fragen wie:

•    Passen die Arbeitsmethoden beider Parteien tatsächlich zusammen?
•    Inwieweit kann mich ein virtueller Assistent entlasten?

können so auf besonders praktische Weise beantwortet werden. Es wäre jedoch falsch (und auch wenig wertschätzend), davon auszugehen, dass ein virtueller Assistent per se dazu bereit sein sollte, in den ersten Tagen (oder gar Wochen) komplett kostenlos zu arbeiten.

Auch wenn die Entlastung des Auftraggebers mit Fortschreiten des Arbeitsverhältnisses natürlich zunimmt, investiert der VA immerhin ab Tag Nr. 1 seine Zeit in die Unterstützung des betreffenden Unternehmens.