Wer sich mit den Möglichkeiten rund um die Anstellung eines virtuellen Assistenten befasst, stellt schnell fest, das hier auf den unterschiedlichsten Ebenen zusammengearbeitet werden kann.
Die verschiedenen VAs zeichnen sich durch jeweils unterschiedliche Kompetenzen und Vorerfahrungen aus. Daher besteht das „Geheimnis“ einer fruchtbaren Zusammenarbeit natürlich auch darin, einen Assistenten zu finden, der optimal zu den eigenen Erwartungen passt.
Die folgenden 10 Aufgaben zeigen auf, wie vielseitig die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten im geschäftlichen Alltag genutzt werden kann.
Aufgabe Nr. 1: Das Annehmen von Telefonaten
Hierbei handelt es sich um einen absoluten Klassiker, über den auch viele Studenten den Einstieg in das Business als virtueller Assistent finden: die Annahme von Telefonaten. Gerade Auftraggeber, deren Alltag von einem Mix aus Stress und Termindruck geprägt ist, wissen, dass allein durch Smalltalk manchmal schon viel Zeit vergeht. Wer einen VA mit der Annahme von Telefonaten beauftragt, umschifft dieses Risiko ganz elegant.
Aufgabe Nr. 2: Die Terminplanung
Gerade dann, wenn regelmäßig Kunden besucht werden müssen, kann schnell der Überblick verloren werden. Auch hier kann ein VA helfen. Ausgestattet mit einem virtuellen Terminkalender, auf den im Idealfall beide Parteien Zugriff haben, können so Daten und Uhrzeiten eingetragen werden. Am Abend hat der Auftraggeber dann die Möglichkeit, die fixierten Termine zu checken bzw. bestimmte Zeitphasen zu blocken.
Aufgabe Nr. 3: Mailkorrespondenz
Auch beim Beantworten von Mails kann es sich um einen echten „Zeitfresser“ handeln. Virtuelle Assistenten können eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, ihre Auftraggeber hier zu entlasten. Besonders wichtig ist es, dass die besagte Korrespondenz unbedingt nach den Vorgaben der Corporate Identity stattfindet. Somit wird ein einheitliches Bild nach außen vermittelt.
Aufgabe Nr. 4: Social Media Aktivitäten
Zahlreiche virtuelle Assistenten, die sich in ihrem Job selbstständig gemacht haben, haben sich auf den Bereich Social Media fokussiert. Kein Wunder! Immerhin ergeben sich gerade in diesem Bereich viele tolle Möglichkeiten, ein Unternehmen nach vorne zu bringen und sich gleichzeitig weiterzubilden.
Die betreffenden VAs bieten hierbei unter anderem oft die Pflege von Social Media Kanälen an, indem sie beispielsweise spannende Inhalte posten oder mit Nutzern in Kontakt treten. Ein besonderer Vorteil: Kommentare zu Posts können so in der Regel schnell beantwortet und Nutzer – im Falle von Missbrauch – gesperrt werden.
Aufgabe Nr. 5: Einkauf von Verbrauchsmaterialien
Je nach Unternehmensgröße müssen natürlich oft Büromaterialien, Getränke und Co. bestellt werden. Wer keine Lust darauf hat, sich immer wieder mit Bestands- und Bedarfslisten auseinanderzusetzen, kann diese Aufgabe auch an seinen VA übertragen.
Dieser sollte natürlich im Idealfall nicht „ins Blaue“ ordern, sondern zudem Preise und Angebote miteinander vergleichen. Auf diese Weise lässt sich oft viel Geld sparen.
Aufgabe Nr. 6: Kundenberatung
Auch in Zeiten von Social Media lieben es viele Kunden noch, telefonisch in Kontakt zu treten. Klassische Fragen, wie zum Beispiel „Wie funktioniert Gerät XY?“ oder „Wann haben Sie geöffnet?“ kannst du in der Regel wahlweise von deinem virtuellen Assistenten beantworten lassen.
Dieser sollte jedoch zusätzlich darauf sensibilisiert werden, dass er im Falle von Unsicherheiten einen Rückruf anbietet. Gerade zu Beginn der Tätigkeit ist es durchaus möglich, dass manche Fragen noch nicht sofort aus dem Stand beantwortet werden können. Die meisten Kunden haben hierfür sicherlich Verständnis.
Aufgabe Nr. 7: Die Buchhaltung
Nur die wenigsten Unternehmer haben Zeit (und Lust), sich mit der Buchhaltung zu befassen. Und dennoch gehört sie selbstverständlich zum Geschäftsleben dazu. Umso besser, wenn der virtuelle Assistent über die Kompetenzen verfügt, hier zu unterstützen.
Ob beispielsweise nur Belege sortiert oder auch gebucht werden sollen, entscheidet jeder individuell. Meist lohnt es sich, gerade im Zusammenhang mit dem finalen Abschluss, zusätzlich mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten.
Aufgabe Nr. 8: Übersetzungen
Viele Unternehmen, die internationale Kontakte pflegen, nutzen einen „native Speaker“ als virtuellen Assistenten, um ihren Kunden noch ein wenig näher zu sein und noch besser auf deren Bedürfnisse eingehen zu können.
Vor allem VAs, die mit besonders „ausgefallenen“ Sprachen, wie zum Beispiel schwedisch oder russisch, aufwarten können, sind extrem gefragt.
Aufgabe Nr. 9: Präsentationen erstellen
Du hältst oft Vorträge und möchtest deine Worte mit den passenden Bildern untermalen? Auch hier kann dir möglicherweise ein virtueller Assistent weiterhelfen. Je nach individueller Absprache braucht dieser manchmal nur ein paar grundlegende Infos, um dir eine Präsentation zu basteln.
Selbstverständlich solltest du ihm jedoch im Vorfeld mitteilen, welche Aussagen dir besonders wichtig sind und für welche Details es gegebenenfalls eine Extra-Folie braucht.
Aufgabe Nr. 10: Die Suche nach Trends und neuen Herausforderungen
Moderne Unternehmen und Selbstständige sind meist gut beraten, nicht in alten Mustern zu arbeiten, sondern stattdessen immer wieder Ausschau nach neuen Trends zu halten. Leider bleibt hierfür im stressigen Alltag oft nur wenig Zeit.
Viele virtuelle Assistenten haben sich jedoch genau auf diesen Bereich fokussiert. Sie wissen, in welchen Bereichen sie suchen müssen, um die Wünsche der Verbraucher noch zielgerichteter erkennen zu können. Ausgestattet mit den entsprechenden Details müssen die Infos nun nur noch im Rahmen eines Brainstormings verwertet werden.
