Auch der beste virtuelle Assistent muss hin und wieder eine Rückfrage stellen. Gleichzeitig kann es sich als besonders vorteilhaft erweisen, wenn Daten und Co. auf einer einzigen, virtuellen Plattform gespeichert werden können, um bei Bedarf gemeinsam darauf zugreifen zu können.
Doch auf welche Möglichkeiten können Auftraggeber und virtueller Assistent hierbei eigentlich genau zurückgreifen? Welche Tools haben sich in der Vergangenheit besonders bewährt?
Sicherlich auch aufgrund der gesteigerten Nachfrage stehen heutzutage viele Optionen zur Verfügung, wenn es darum geht, sich via Internet und PC bzw. Smartphone ein wenig auszutauschen.
Die folgenden Lösungen zeigen dir einmal mehr, wie unkompliziert es ist, auf einen Mix aus einem hohen Nutzerkomfort und (hoffentlich) stabiler Internetverbindung zu setzen. Neben den genannten Lösungen stehen noch viele weitere Optionen zur Verfügung. Viele Anbieter entwickeln ihre Tools zudem kontinuierlich weiter. Daher macht es Sinn, hin und wieder die jeweils genutzte Lösung zu überprüfen, Updates wahrzunehmen und/ oder sich gegebenenfalls für ein Produkt der Konkurrenz zu entscheiden.
Slack
Bei Slack handelt es sich um eine tolle Lösung, die nicht nur von einem VA und seinem Auftraggeber, sondern auch von kompletten Teams genutzt werden kann. Das Ganze ähnelt einem Gruppenchat. Wahlweise kannst du hier jedoch auch einzelne Personen anschreiben. Gerade dann, wenn du ein komplettes Team betreust, wirst du in Slack sicherlich eine adäquate Lösung finden.
Es braucht jedoch ein wenig Zeit, um wirklich alle Optionen kennenzulernen. So kannst du das Tool unter anderem auch mit anderen Apps, wie zum Beispiel Trello, verbinden oder kleine „Chaträume“ mit speziellen Oberthemen einrichten. Dank der einfachen Menüführung findest du dich hier sicher schnell zurecht. Aber: für die Kommunikation mit „nur“ einem Auftraggeber, der allein und nicht im Team arbeitet, bieten sich eventuell andere Tools eher an.
Trello
Bei Trello geht es weniger um die Kommunikation, sondern mehr darum Projekte und Deadlines zuzuweisen. Eine Verbindung mit der integrierten Benachrichtigungsoption sorgt dafür, dass du an wichtige Termine – ganz unkompliziert – via E-Mail erinnert wirst.
Das komplette System basiert auf sogenannten „Boards“. Mit ihrer Hilfe können Projekte und Aufgabenbereiche akribisch geplant werden. Innerhalb besagter Boards kannst du auch mit deinem Auftraggeber bzw. mit deinem VA kommunizieren und ihn markieren, so dass er über die entsprechende Notiz benachrichtigt wird. Wurde eine Aufgabe erledigt oder soll sie einem anderen Bereich zugeordnet werden, verschiebst du sie einfach via Drag & Drop.
Trello ist sehr übersichtlich und weitestgehend selbsterklärend gestaltet und bietet dir viele hilfreiche Funktionen für deine Projektarbeiten.
Doodle
… ein absoluter Klassiker, mit dem es sicherlich noch ein wenig einfacher wird, gemeinsame Termine mit deinem Auftraggeber bzw. deinem VA zu planen!
Das Tool bietet dir die Möglichkeit, Terminvorschläge einzugeben, die dann von deinem „Gegenüber“ entweder angenommen oder abgelehnt werden können. Somit könnt ihr schnell ermitteln, an welchen Tagen ihr beide Zeit habt – und an welchen nicht.
MindMeister
Gerade dann, wenn bei der Zusammenarbeit zwischen virtuellem Assistenten und Auftraggeber regelmäßige Brainstormings auf der Tagesordnung stehen, kann es sich lohnen, auf die Dienste von MindMeister zu setzen.
Ähnlich wie im Zusammenhang mit einem typischen Whiteboard können die entsprechenden Ideen hier einfach weitestgehend flexibel eingetragen werden. Wer Lust auf eine Art „organisierte Chaossammlung“ und kreatives Denken hat, ist hier richtig.
Nach der Fertigstellung kann das Ergebnis auch als eine Art Präsentation in Szene gesetzt werden.
Google Drive
Mit Hilfe von Google Drive ist es möglich, sich unter anderem Excel Dateien und Co. zu „teilen“, diese zu bearbeiten und dem Anderen zur Verfügung zu stellen.
Hierbei handelt es sich um eine besonders praktische Technik, wenn es darum geht, beispielsweise den Status einer Aufgabe einzutragen. Somit können sich beide vom Status des jeweiligen Projekts überzeugen. Die Änderungen, die einmal eingegeben wurden, werden – wie bei den meisten anderen Programmen auch – direkt übernommen, so dass sich der andere Nutzer binnen weniger Augenblicke über den aktuellen Stand informieren kann.
TimeTac
Zu einer erfolgreichen Arbeit mit einem virtuellen Assistenten gehört es selbstverständlich auch, dessen Arbeitszeiten zu checken. Nur so ist es selbstverständlich möglich, unter anderem die Effizienz der entsprechenden Arbeiten (und auch die monatliche Abrechnung des VA) zu kontrollieren.
Mit Hilfe von TimeTac lassen sich die jeweiligen Zeiten ganz einfach erfassen und auf Wunsch auswerten.
Das Tool kann praktischerweise auch vom Smartphone aus genutzt werden und bietet so ein hohes Maß an Flexibilität.
Video: Meine Organisations-Apps (Rebecca Elizabeth)
Warum lohnt es sich, auf Organisationstools zu setzen?
Grundlegend gilt: wer effektiv und flexibel miteinander arbeiten möchte, möchte nicht stündlich miteinander telefonieren, um sich über Zeiten, Zwischenstände und Co. auszutauschen.
Stattdessen braucht es internetbasierte, nutzerfreundliche und flexible Tools, die es ermöglichen, wichtige Infos und Daten auf einen Blick aufzurufen. Ob ein Tool für die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten geeignet ist oder nicht, ist von mehreren Faktoren – unter anderem natürlich auch von den persönlichen Erwartungen – abhängig.
Fest steht: der Einsatz eines Organisationstools lohnt sich in der Regel schon ab zwei Personen und kann dabei helfen, noch transparenter und „auf Augenhöhe“ zu arbeiten – auch (und gerade) wenn der bzw. die Andere nicht im gleichen Büro sitzt.
