Viele Menschen verbinden mit einem virtuellen Assistenten lediglich klassische Sekretariatsarbeiten. Dabei kann sich eine Unterstützung durch einen VA in den unterschiedlichsten Bereichen zeigen. Je nach individuellem Angebot, Vorkenntnissen und Kundenauftrag ergeben sich hier teilweise vielseitige Möglichkeiten, für eine merkliche Entlastung im geschäftlichen Alltag zu sorgen.
Die folgenden 50 (!) Punkte sollen aufzeigen, wie flexibel der Einsatz eines virtuellen Assistenten sein kann und in welchen Bereichen eine Unterstützung möglich ist.
Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um Beispiele! Inwieweit ein VA seinen Auftraggeber tatsächlich unterstützen kann, ist von vielen Faktoren, unter anderem vom Budget, den Erwartungen und der allgemeinen Auslastung abhängig.
1. Aufgaben rund um Administration und Datenerfassung
Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die extrem zeitaufwendig sein können. Damit du dich auf dein alltägliches Geschäft konzentrieren kannst, ist es sinnvoll, diesen Bereich outzusourcen.
2. Buchhaltung
Vielleicht ist dein VA ein wahrer Experte in Sachen Buchhaltung? Falls nicht, reicht es oft schon aus, im ersten Schritt die entsprechenden Belege vorzusortieren, um sie dann an den Buchhalter weiterzugeben.
3. Anrufdienste
Deine Kunden sollten dich gut erreichen können. Falls du nicht da bist, kann dein virtueller Assistent dein Telefon übernehmen. Somit fühlen sich die Anrufer immer gut betreut.
4. Social Media Kanäle pflegen und Beiträge planen
Social Media Kanäle stellen eine wunderbare Schnittstelle zu deinen Kunden dar. Sie sollten immer up to date und ansprechend gestaltet sein.
5. Kommentare auf facebook, Instagram und Co. beantworten
Deine Kunden haben eine Frage unter einen Post geschrieben? Dein VA beantwortet sie sicherlich gern – und im Idealfall zeitnah.
6. Texte korrigieren
Viele virtuelle Assistenten arbeiten als Texter. Sie können dementsprechend auf Wunsch auch oft deine eigenen Texte Korrektur lesen.
7. Mit Influencern/ Bloggern in Kontakt treten und Kooperationen ins Leben rufen
Je nach Produkt macht es Sinn, mit Influencern in Kontakt zu treten, damit diese für dich werben. So erreichst du oft vornehmlich die etwas jüngere Zielgruppe.
8. Mediakit erstellen
Deine Kunden möchten dein Unternehmen kennenlernen! Bitte deinen virtuellen Assistenten darum, ein aussagekräftiges Mediakit zu erstellen. Hier sollten alle Infos „auf einen Blick“ dargestellt werden.
9. Datenbanken pflegen bzw. erstellen
Egal, ob mit Hinblick auf Kunden- oder Produktdaten: du solltest dich nicht über „Dateileichen“ ärgern müssen. Dein VA kann deine Datenbanken auf den neuesten Stand bringen.
10. Stammdaten kontrollieren und bei Bedarf neu eingeben
Sind alle Kundendaten und Ansprechpartner aktuell? Auch hier lohnt sich ein regelmäßiger Check.
11. Texte übersetzen
Viele virtuelle Assistenten arbeiten als Übersetzer bzw. verfügen über besondere Sprachkenntnisse.
12. Blogbeiträge erstellen
Ein Blog stellt eine wunderbare Möglichkeit dar, mit deinen Kunden zu kommunizieren und sie über aktuelle News aufzuklären.
13. Werbematerialien bestellen
Egal, ob Kugelschreiber oder Buttons: Werbematerialien präsentieren deine Marke nach außen.
14. Texte auf SEO optimieren
Damit du im Internet gefunden wirst, sollten deine Texte SEO-optimiert (, aber immer noch leserfreundlich!) sein. Vielleicht ist dein VA ja SEO Experte?
15. Besucherzahlen der Webseite aufbereiten und im Auge behalten
Dauerhaft sinkende Besucherzahlen sollten dir zu denken geben! Am besten beauftragst du deinen virtuellen Assistenten damit, auf Ausschläge nach unten zu reagieren und dich entsprechend rasch zu informieren.
16. E-Mail-Marketing
Viele Kunden sind über regelmäßige News dankbar. Mails gelten in vielen Bereichen als besonders erfolgversprechend.
17. Newsletter erstellen
Newsletter helfen dir dabei, zu einem festen Punkt im Tagesablauf deiner Kunden zu werden.
18. Flyer entwerfen
Auch im virtuellen Zeitalter sind Flyer noch „in“! – Besonders dann, wenn sie liebevoll und aussagekräftig gestaltet wurden.
19. Allgemeiner Kundenservice
Dein virtueller Assistent sollte als kompetenter Ansprechpartner für deine Kunden und Geschäftspartner auftreten können.
20. Termine planen
Ein gemeinsamer Terminkalender erlaubt es deinem VA auf deine Termine zugreifen zu können und dich auf Wunsch zu „verplanen“, ohne dass du dich selbst um ein entsprechendes Zeitmanagement kümmern musst.
21. Präsentationen erstellen
Du möchtest deine Worte in Bildern ausdrücken? Dann lasse deinen VA doch einfach eine dazugehörige Präsentation erstellen!
22. Kunden akquirieren
Damit dein Geschäft wachsen kann, solltest du dich niemals nur auf deinen bestehenden Kundenstamm verlassen. Dein virtueller Assistent kann dir beim Akquirieren behilflich sein.
23. Post beantworten/ aussortieren
Auch die „echte“ Post will beantwortet werden. Eine wunderbare Aufgabe für deinen virtuellen Assistenten. Dieser kann gegebenenfalls auch Werbung und Co. aussortieren und so für mehr Übersicht sorgen.
24. Mit der Presse kommunizieren
Je nach Branche kann es sein, dass die Kommunikation mit der Presse für dich zum Alltag gehört. Umso besser, wenn dein VA diese Aufgabe für dich übernehmen kann.
25. Pressemitteilungen erstellen
Eine PM kann dir dabei helfen, aktuelle Infos zu neuen Produkten und Co. an die Presse weiterzugeben.
26. Die Sicherheit von Daten gewährleisten und Back Ups erstellen
Nichts ist ärgerlicher (und manchmal auch gefährlicher) als der Verlust von Daten. Dein virtueller Assistent kann sich um Sicherheitsbackups und Co. kümmern.
27. Reisen buchen (inklusive Mietwagen, Flüge, Hotels usw.)
Du bist viel unterwegs? Lass deinen VA deine Reisen buchen!
28. Den Markt und neue Trends beobachten
Wer sich gegen die Konkurrenz durchsetzen möchte, muss den Markt und die entsprechenden Trends beobachten. Genau das kostet jedoch viel Zeit. Umso besser, wenn der VA genau das übernimmt.
29. Neue Mitarbeiter suchen und gegebenenfalls Vorstellungsgespräche vereinbaren
Gerade dann, wenn du schon etwas länger mit deinem VA zusammenarbeitest, weiß dieser sicherlich, was du von einem verlässlichen Mitarbeiter erwartest.
30. Büromaterialien einkaufen und verwalten
Dass dein VA nicht in deinem Büro sitzt, bedeutet natürlich nicht, dass dieser sich nicht um deine Büromaterialien kümmern könnte. Genau das erfordert jedoch eine verlässliche Kommunikation miteinander.
31. Mails beantworten
Der Klassiker! Wer Mails schnell beantwortet, gibt den jeweiligen Absendern das gute Gefühl, wertgeschätzt zu werden. Das Löschen von Spam kann gleichzeitig für mehr Ordnung im Postkorb sorgen.
32. Urlaubsvertretung
Du möchtest dich in die „schönsten Wochen des Jahres“ verabschieden? Dein VA kann die Stellung halten.
33. Online Profil betreuen bzw. erstellen
Ein aktuelles Profil in den Karrierenetzwerken kann für ein gutes Gefühl bei potenziellen Kunden sorgen.
34. Neue Mitarbeiter einarbeiten
Dein VA kann deine neuen Mitarbeiter mit den entsprechenden Abläufen im Unternehmen vertraut machen.
35. Logo entwerfen
Dein VA zeichnet sich durch ein hohes Maß an Kreativität aus? In diesem Fall hat er eventuell Ideen für ein neues Firmenlogo?
36. Kundengeschenke einpacken und versenden
Zu Weihnachten oder besonderen Jubiläen werden oft Geschenke verschickt. Das Adressieren und Einpacken kann dein VA übernehmen.
37. Beschwerden an Dienstleister verschicken und gemeinsam nach Lösungen suchen
Du warst mit der Leistung oder einem Produkt nicht zufrieden? Bitte deinen virtuellen Assistenten darum, mit dem betreffenden Lieferanten Kontakt aufzunehmen.
38. Telefonverzeichnisse aktualisieren
Ist Kunde XY noch unter der „alten“ Nummer erreichbar? Manchmal lohnt es sich, Telefonverzeichnisse aufzuräumen.
39. Firmenfeiern planen
Firmenfeiern machen nicht nur Spaß, sondern wollen auch akribisch geplant werden. Unter anderem ist die Wahl der passenden Location ausschlaggebend für einen schönen, gemeinsamen Abend.
40. Budget verwalten
Dein virtueller Assistent sollte dein Budget im Auge behalten, um die Kosten in den verschiedenen Bereichen überwachen zu können.
41. Geburtstagslisten der Kunden führen und an das Versenden von Glückwünschen erinnern
Oft reicht ein kurzer Anruf, um deinen Kunden zu ihrem Geburtstag ein Lächeln aufs Gesicht zu zaubern. Dein VA kann einen entsprechenden Kalender führen und dich erinnern.
42. Lieferantenkontakte pflegen
Dein virtueller Assistent kann Angebote von Lieferanten, Rechnungen und Co. entgegennehmen.
43. Preise vergleichen
Ein regelmäßiger Preisvergleich deiner einzukaufenden Waren stellt sicher, dass du dein Budget nicht unnötig belastest.
44. Beschwerdemanagement
Auf Beschwerden sollte ein Unternehmen immer schnell reagieren. Ansonsten leidet die Kundenzufriedenheit schnell.
45. Umfragen durchführen
Was wünscht sich dein Kunde? Mit einer Umfrage findest du es heraus.
46. Feedbackgespräche
Du möchtest wissen, wie zufrieden dein Kunde mit deinen Produkten oder deiner Leistung ist? Bitte deinen virtuellen Assistenten darum, ein Feedbackgespräch zu führen.
47. Fixkosten reduzieren
Nutzt du einen günstigen Stromtarif? Passt dein Handyvertrag zur Nutzung? Es kann sich lohnen, ein Auge auf diese klassischen Fixkosten zu werfen.
48. Reisekosten abrechnen
Die Kosten für geschäftliche Reisen kannst du zu einem großen Teil geltend machen. Dein VA kann Belege und Co. sammeln und sie dann an den Buchhalter bzw. den Steuerberater weiterleiten.
49. Schnittstelle zwischen Unternehmen bzw. Auftraggeber und Steuerberater
Dein Steuerberater hat Fragen zur Nutzung des PKW, einem bestimmten Beleg oder einer Ausgangsrechnung? Wenn dein virtueller Assistent eingeweiht ist und auf die entsprechenden Daten zugreifen kann, ist er sein erster Ansprechpartner.
50. Meetingräume buchen
Dein Büro ist zu klein für „große Besprechungen“? Bitte deinen VA, andere Räumlichkeiten zu buchen.
