Wer sich überlegt, eventuell eine Karriere als virtueller Assistent zu starten, stellt sich häufig die Frage danach, mit welcher fachlichen Qualifikation er aufwarten sollte, um seine potenziellen Kunden zu überzeugen. Und sicherlich fragen sich auch viele Auftraggeber in spe, worauf sie bei der Suche nach einem virtuellen Assistenten achten sollten.
Leider lassen sich keine standardisierten Aussagen darüber treffen, inwieweit ein VA fachlich in den unterschiedlichen Bereichen qualifiziert sein sollte. Denn: besonders wichtig ist es selbstverständlich, dass die Ansprüche des Auftraggebers zu den Kompetenzen des virtuellen Assistenten passen. Je nach Aufgabenbereich können sich hier vollkommen verschiedene Voraussetzungen und Erwartungen entwickeln.
Fest steht jedoch: wie mit Hinblick auf andere Berufe auch, gilt für den virtuellen Assistenten, dass sich seine Qualifikation sowohl aus fachlichen als auch aus persönlichen Kompetenzen zusammensetzt.
Auf unserer Seite finden Sie viele wichtige Infos, die Ihnen dabei helfen können, einen VA zu finden, der optimal zu Ihrem Einsatzbereich passt.
Welche persönlichen Eigenschaften sollte ein virtueller Assistent mit sich bringen?
Aufgrund der Tatsache, dass viele virtuelle Assistenten auf selbstständiger Basis arbeiten, ist es unerlässlich, ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Motivation mitzubringen. Immerhin arbeiten klassische VAs in der Regel aus dem Home Office und sind so für ihre Auftraggeber nicht direkt greifbar. Aufträge werden meist telefonisch oder per Mail übermittelt und basieren auf einem Mix aus Vertrauen und einem hohen Qualitätsanspruch.
Als virtueller Assistent ist es daher wichtig, sich immer wieder neu motivieren zu können und gleichzeitig die Ansprüche des Auftraggebers zu erfüllen. Je nach Einsatzbereich spielen noch weitere Faktoren, wie zum Beispiel:
• Freundlichkeit im Kontakt mit Kunden
• konzentriertes Arbeiten
• der Wille, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln,
eine wichtige Rolle. Ein VA sollte sich in diesem Zusammenhang immer wieder ins Gedächtnis rufen, dass er in seinen Handlungen häufig seinen Auftraggeber und dessen Unternehmen vertritt und durch Nachlässigkeiten unter anderem auch dessen Ruf schädigen kann.
Virtuelle Assistenz werden – Meine Erfahrungen zum Einstieg als virtuelle Assistentin
Besondere fachliche Qualifikationen in der Übersicht
Wie bereits erwähnt, existieren keine standardisierten Vorgaben darüber, mit welchen fachlichen Qualifikationen virtuelle Assistenten aufwarten sollten. Dies liegt unter anderem daran, dass die Aufgabenbereiche – auch innerhalb eines bestehenden Arbeitsverhältnisses – oft breitgefächert sind. Erfolgreiche VAs bringen daher viele Kompetenzen mit sich und heben sich durch ihre entsprechenden Qualifikationen vom Rest ihrer Kollegen ab.
Obwohl sich die Arbeitsbereiche, die im Zusammenhang mit virtuellen Assistenten aktuell sind, im Laufe der Zeit deutlich verändert haben, gibt es immer noch klassische Aufgaben, die für viele virtuelle Assistenten fast schon zum Standard gehören.
Würde eine entsprechende Auflistung erstellt, würden definitiv Kompetenzen aus den Bereichen:
• Marketing
• Social Media
• Texten
• Terminvergabe
• Kundenberatung
• Buchhaltung
erwähnt. Allein hieran zeigt sich, wie vielseitig das Arbeiten als virtueller Assistent sein kann. Je nachdem, wie intensiv der VA seinen Auftraggeber unterstützen soll, wird auch unterschiedlich ausgeprägtes Hintergrundwissen erwartet.
Gleichzeitig sollte jedoch auch beachtet werden, dass sich jedes VA-Auftraggeber Verhältnis erst einspielen muss. So entwickeln sich im Laufe der Zeit schnell Routinen, die das gemeinsame Arbeiten noch effektiver werden lassen.
Student vs. selbstständiger VA – worin liegt der Unterschied?
Wer sich auf der Suche nach einem virtuellen Assistenten mit besonders tiefgreifenden Kompetenzen befindet, wird in der Regel bei den VAs fündig, die sich schon seit Längerem auf „ihren“ Bereich fokussiert haben.
Viele Assistenten setzen im Zusammenhang mit ihren Leistungen auf Weiterbildung, Zertifizierungen und Co. und haben es so geschafft, sich über die Jahre hinweg einen Namen zu machen. Sie gelten als Experten auf ihrem Gebiet und verfügen über das fachliche Know How, ihre Kunden beispielsweise mit Hinblick auf moderne Marketingmaßnahmen o. ä. zu unterstützen.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass VAs mit tiefgreifenden, über die Jahre gereiften, fachlichen Qualifikationen immer Studenten vorzuziehen wären. Vielmehr ist die Wahl des passenden Assistenten natürlich auch vom jeweiligen Aufgabenbereich abhängig.
Auftraggeber, die sich beispielsweise auf der Suche nach jemandem befinden, der ihre Mails beantwortet, Termine koordiniert oder ähnliche Arbeiten übernimmt, müssen sich nicht zwangsläufig für einen hauptberuflichen virtuellen Assistenten entscheiden. Die entsprechenden Arbeiten lassen sich in der Regel leicht erlernen und erfordern lediglich ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Sorgfalt.
Wie teuer sind fachliche Kompetenzen?
Grundsätzlich gilt: ein virtueller Assistent, der sich seine fachlichen Kompetenzen in einem bestimmten Bereich über die Jahre hinweg angeeignet hat und nun von seiner Tätigkeit als VA lebt, stellt in der Regel höhere Beträge in Rechnung als ein Student, der sich sein Bafög durch die ihm übertragenen Arbeiten aufbessert.
Wer daher schon von Vornherein weiß, dass es sich bei den entsprechenden Arbeiten um klassische Bürotätigkeiten handelt, kann nicht selten durch das Beauftragen eines Studenten oder eines nebenberuflichen VAs Geld sparen.
Sobald jedoch tiefgreifende, fachliche Kompetenzen, wie zum Beispiel:
• fundierte Buchhaltungskenntnisse
• seltene Sprachen
• Marketingstrategien
und ähnliches ins Spiel kommen, ist es in der Regel sinnvoll, auf einen „Profis des Fachs“ zu vertrauen. Diese sind teurer, warten jedoch oft mit einem breitgefächerten Leistungsportfolio auf. Da virtuelle Assistenten in den meisten Fällen auf selbstständiger Basis arbeiten, lohnt es sich meist, Preise zu vergleichen.
Auf unserer Seite finden Sie viele wichtige Infos, die Ihnen bei der Suche nach einem VA helfen können.
