Virtuelle Assistenz
Telefonservice
Bei dem Aufgabenfeld „Telefonservice“ handelt es sich um einen vielseitigen Begriff. Mindestens ebenso vielseitig sind auch die Dienstleistungen, die mittlerweile von virtuellen Assistenten in diesem Bereich angeboten werden.
Zu einem umfangreichen Telefonservice, wie er von zahlreichen virtuellen Assistenten angeboten wird, gehören unter anderem:
• die Annahme von Telefonaten
• das Weiterleiten der betreffenden Gespräche an die zuständigen Mitarbeiter
• das Vereinbaren von Terminen
• die Entgegennahme von Rückrufbitten.
Selbstverständlich sollten die betreffenden Tätigkeiten immer zwischen VA und Auftraggeber abgestimmt werden. Somit ist sichergestellt, dass keine Missverständnisse entstehen.
Die Inanspruchnahme eines Telefonservices bietet dem Auftraggeber viele Vorteile. So kann er sich unter anderem sicher sein, dass immer (zumindest zu den angegebenen Geschäftszeiten) jemand da ist, der Anrufe von Kunden, Geschäftspartnern und Co. entgegennimmt und so keine wichtigen Telefonate verpasst werden.
Egal, ob sich der besagte Auftraggeber beispielsweise gerade in einem Meeting befindet, seinen Urlaub genießt oder ein wenig früher den Feierabend eingeleitet hat: sein virtueller Assistent steht für die Rückfragen der Anrufer zur Verfügung. Hierbei ist es im ersten Schritt weitestgehend unerheblich, ob der VA zum Beispiel umfangreiche Beratungen durchführen kann. Die meisten Anrufer haben Verständnis dafür, mit einem Rückruf bedacht zu werden.
Mehrmaliges, vergebliches Anrufen kann jedoch bedeuten, dass sich ein potenzieller Kunde irgendwann für die Leistungen der Konkurrenz entscheidet. Die Inanspruchnahme eines Telefonservices zeigt jedoch „Hallo! Ich bin hier und nehme dein/ Ihr Anliegen ernst.“ und steht damit für einen besonders hohen Serviceanspruch.